Bijlage 1 Sjabloon veiligheidsplan

Dit veiligheidsplan dient als voorbeeld en moet door de organiserende partij nog goed aangepast worden zodat het plan aansluit op het te organiseren evenement. Dit sjabloon is GEEN standaardplan en moet dus door de organisator zodanig zijn ingevuld dat het veiligheidsplan ook daadwerkelijk gebruikt kan worden. Zo dient de organisator overbodige hoofdstukken en/of alinea’s weg te halen. Wanneer blijkt dat er belangrijke dingen niet beschreven worden in dit sjabloon dienen die toegevoegd te worden door de organisator en dient het nieuwe veiligheidsplan ook naar de gemeente gestuurd te worden.

Veiligheidsplan

Datum: X

Versie: X

Auteur: X

Inhoudsopgave

Inleiding

Analyse evenement

Communicatielijnen en richtlijnen

Inventarisatie risico’s

Mobiliteitsplan

Calamiteitenplan

Diverse scenario’s

Algemeen ontruimingsplan

BIJLAGEN

Inleiding

Dit plan is bedoeld voor alle betrokken partijen die werkzaam zijn op het evenement, met als doelstelling op alle mogelijke manieren een zo veilig en gezond mogelijk evenement te kunnen hebben.

Een ieder die werkzaam zal zijn op het evenement, dient dit plan vooraf goed doorgenomen te hebben.

Contact- en bereikbaarheidsgegevens:

Alarmlijn algemeen: 112

Politie (geen spoed): 0900 - 8844

Contactpersoon Organisatie: X

Contactpersoon beveiligingsbedrijf: X

Contactpersoon EHBO/BHV: X

Analyse Evenement

Locatie: X

Soort/ Aard evenement : X

Aantal bezoekers (gedurende het evenement): X

Begin en eindtijd evenement: X

Verwachte piektijd: X

Verwacht aantal bezoekers piektijd: X

Toegang (kaartverkoop of vrij toegankelijk): X Aard publiek: X

Communicatielijnen en richtlijnen

Eindverantwoordelijken (Veiligheidsteam)

De verantwoordelijkheid en de coördinatie van veiligheid en gezondheid voor en tijdens het evenement is ondergebracht bij het veiligheidsteam. In dit team zitten de volgende mensen van organisatie en eindverantwoordelijken:

Hoofd productie : X
Uitvoerend producent : X
Locatiemanager : X
Beveiligingsbedrijf : X
Eindverantwoordelijke : X
Hoofd EHBO : X

Portofoon indeling

Op het evenemententerrein zijn wel/geen portofoons aanwezig. De kanaalindeling heeft de volgende hoofdindex:

Beveiliging : X

EHBO : X

Alarm noodkanaal (in geval van calamiteiten) : X

Centraal Post

Er zal gedurende het evenement wel/geen centralist aanwezig zijn op het evenemententerrein. In geval nood situaties of het doorgeven van dringende informatie, zal X aanspreekpunt zijn onder het volgende nummer X.

Locatie Centrale Commandopost voor het Veiligheidsteam

De centraal Post is gevestigd X.

EHBO

Op het evenemententerrein wordt gebruikt gemaakt van medewerkers met EHBO. Tijdens de opbouw en de afbouw zijn er geen EHBO-ers aanwezig. Er is dan ook geen publiek aanwezig. Tijdens het evenement zijn elke avond X EHBO-ers aanwezig. De EHBO post is gevestigd X. In het geval van een calamiteit worden de gewonden overgebracht naar X.

Beveiliging en Beveiligingsplan (indien van toepassing)
De beveiligingsmedewerkers tijdens het evenement zijn gecertificeerde beveiligingsmedewerkers. Zij zijn verplicht zich te allen tijde te kunnen legitimeren en geldige persoonlijke beveiligingspas bij zich te dragen.

Beveiligingsplan
In een beveiligingsplan dienen de volgende zaken vermeld te worden: Naam bedrijf X
vergunningsnummer: X

Aantal beveiligers:
Wanneer X beveiligers

Diensttijden beveiligers:
dag XX-XX-XXXX 00:00 – 00:00 X beveiligers

Huisregels
De organisatie zal de algemene huisregels communiceren. De huisregels van de lokale horeca worden hiervoor als norm genomen. Dit impliceert dat alle soorten drugs niet worden toegestaan. Zie bijlage III

Fouillering
Selectief en ter beoordeling van de beveiliging. Mannen worden altijd door mannen gefouilleerd en vrouwen door vrouwen. Hiertoe dienen ook voldoende bevoegde vrouwelijke fouilleersters beschikbaar te zijn.

Inname Drugs
Alle soorten drugs worden niet toegelaten. Bij aantreffen van drugs wordt de desbetreffende bezoeker tezamen met de drugs overgedragen aan de politie.

Inventarisatie Risico's
Hieronder volgt een opsomming van de hoofdrisico's van het evenement, zoals materiële schade, persoonlijk ongeval, brand, vermissing personen enz. Aan de hand van het invullen van deze inventarisatie is direct zichtbaar wat de meest verwachte risico’s van het evenement zijn en welke scenario’s moeten worden uitgewerkt. De scenario’s staan beschreven in hoofdstuk 6.

Soort gevaar / risico	Waarschijnlijkheid
Kans op…		1 Laag	2	3	4	5 Hoog
Persoonlijke ongevallen
Ruzies / vechtpartijen
Brand en vuur
Instorting van tijdelijke locaties of dreiging hiervan
Paniek in menigte
Openbare orde / massale vechtpartij
Een te grote opkomst
Weer scenario’s
Bommelding of terroristische aanslag
Vermissing kind
Secundaire calamiteit
Mogelijkheid van een sterfgeval
Aantreffen van wapens of verdovende middelen
Uitval stroomvoorziening

Mobiliteitsplan

Het mobiliteitsplan is opgesteld om een georganiseerde en veilige mobiliteit rondom het evenement te waarborgen. Dit plan richt zich op het beheren van parkeerfaciliteiten, het bevorderen van alternatieve vervoerswijzen, het reguleren van verkeersstromen en het efficiënt beheren van de in- en uitstroom van bezoekers.

Verkeersstromen

Tijdens het evenement zullen er wegen worden geblokkeerd/wordt het zo druk dat verkeersomleidingen nodig zijn. Dit heeft gevolgen voor de doorstroming van het verkeer.

• De wegen X zijn deels/volledig afgesloten/gestremd.

• Bezoekers die met de auto komen moeten via X omrijden.

• Er is met de hulpdiensten afgesproken dat ze via X om moeten rijden. Wanneer ze op het evenement moeten zijn voor calamiteiten, zijn er aanrijroutes mogelijk via: X.

• Met de openbare vervoerders is X afgesproken met betrekking tot de drukte op het openbaar vervoer, de haltes X die vervallen en de omrijdroutes via X.

• Bebording voor de omleidingen worden geplaatst op X met daarop de tekst(en) X.

• Op plek X wordt zodanige drukte verwacht dat er X verkeersregelaars worden geplaatst op het moment X.

Parkeerplekken

In IJsselstein is een beperkt aantal parkeermogelijkheden aanwezig in de parkeergarages en overige parkeerplaatsen. Om de aanwezige parkeerplaatsen te ontlasten zijn er extra parkeerplaatsen ontwikkeld.

• Voor het evenement zijn specifieke parkeerlocaties aangewezen voor bezoekers op locatie X en voor personeel op locatie X.

• De parkeerplaatsen zijn duidelijk aangegeven met borden en er worden wel/geen parkeerwachters worden ingezet om de bezoekers te begeleiden.

• Er wordt rekening gehouden met de capaciteit van de parkeerplaatsen en er wordt indien nodig gebruik gemaakt van nabijgelegen parkeergelegenheden op locaties X wanneer blijkt dat het aantal beoogde parkeerplaatsen niet toereikend is.

Fietsenstallingen

Om overlast met geparkeerde fietsen te voorkomen zijn er tijdelijke fietsenstallingen ingericht om ervoor te zorgen dat er zich niet overal geparkeerde fietsen bevinden.

• De fietsenstallingen bevinden zich op locatie X.

• De fietsenstallingen zijn middels bebording vanuit verschillende aanrijroutes goed aangegeven en zijn wel/niet bewaakt.

In- en uitstroom van bezoekers

Om ervoor te zorgen dat er zich geen oponthoud ontwikkeld bij de ingang en uitgang van het evenement zijn er verschillende

• Er is een efficiënt toegangscontrolesysteem opgezet om een vlotte en veilige in- en uitstroom van bezoekers te waarborgen.

• Er zijn duidelijke instructies gegeven aan de bezoekers over waar en hoe ze toegang kunnen krijgen tot het evenemententerrein via X.

• Indien nodig zijn er reserve ingangen en uitgangen voorzien op X om de doorstroom te optimaliseren.

Calamiteitenplan

Doel

De reden dat er een calamiteitenplan opgesteld is dat er zich situaties voor kunnen doen, die uitstijgen boven de verantwoordelijkheid van de organisatie. Het is belangrijk dat het handelen bij calamiteiten beheerst wordt en niet aan het toeval wordt overgelaten. Hierdoor kan de organisatie de verantwoordelijkheid nemen voor de genomen besluiten.

Termen

Veiligheidscoördinator:	De persoon binnen de organisatie die leiding geeft aan het veiligheidsteam en bevoegd is om beslissingen te nemen.
Veiligheidsteam:	Het team mensen dat nodig is om een situatie te coördineren. Ieder persoon in dit team heeft zijn eigen specifieke taak. Zij zitten tijdens een calamiteit in de centraal post.
Centraal Post:	De ruimte die tijdens een calamiteit functioneert als centrale commandopost voor het veiligheidsteam. In dit geval is dit (locatie invullen).

Calamiteitenplan

In het geval van een calamiteit of dreiging hiervan kan de organisatie over gaan tot het in werking stellen van het calamiteitenplan. De veiligheidscoördinator is de persoon die bevoegd is om het calamiteitenplan in werking te stellen. Op moment dat hulpverleningsdiensten ingeschakeld worden en deze arriveren, nemen zij de leiding over, en worden zij waar nodig ondersteunt door het veiligheidsteam en de medewerkers.

Bij het inwerking stellen van het calamiteitenplan, worden de volgende stappen genomen:

• De centraal post wordt bemand door het veiligheidsteam.

• Communicatie verloopt via mobiele telefoons, portofoons of rechtstreeks.

• De beveiliging staat paraat om daar waar nodig te assisteren.

• De hulpdiensten worden bij de centraal post opgevangen door de veiligheidscoördinator.

Indeling veiligheidsteam

De volgende personen nemen plaats in de centraal post. Dit betekent ook dat er geen andere personen dan hier onder genoemd worden toegelaten.

Organisatie : Veiligheidscoördinator : X

Beveiliging : X

Hulpdiensten : X

Diverse scenario’s

Neem als organisatie onderstaande scenario’s door en bepaald welke voor uw evenement van toepassing zijn. Indien nodig, scenario’s aanvullen.

Scenario 1 Persoonlijke ongevallen

Bij persoonlijke ongevallen de volgende stappen ondernemen:

• Let op eventuele gevaren en zorg voor eigen veiligheid;

• Ga na wat iemand mankeert en wat er gebeurd is;

• Stel het slachtoffer gerust;

• Laat de hulpdiensten/EHBO waarschuwen;

• Zorg ervoor dat de melder direct terugkeert naar degene die hulp heeft gevraagd;

• Zorg ervoor dat het slachtoffer niet verplaatst wordt;

• Help het slachtoffer op de plaats van het ongeluk;

• Blijf bij het slachtoffer totdat de hulpdienst is gearriveerd;

Bij persoonlijke ongevallen bepaalt de EHBO of het slachtoffer volledig behandeld wordt op het evenemententerrein of dat er externe hulp ingeroepen moet worden.

Scenario 2 Ruzies / vechtpartijen

Maatregelen organisatie

Inzet van beveiligingspersoneel.

• Ruzies en kleine vechtpartijen kunnen in eerste instantie door de beveiliging worden afgehandeld, door de-escalerend op te treden en personen/groepen te scheiden.

• De politie wordt ingeschakeld bij aangehouden verdachten of wanner men het idee heeft dat de situatie gaat escaleren.

• Bij grotere ruzies of vechtpartijen zal de politie altijd worden ingeschakeld.

• De politie wordt bij haar werkzaamheden zoveel mogelijk ondersteund door de beveiliging en medewerkers

• Verwerken van vluchtend publiek

• Vrijhouden van calamiteitenroutes

Scenario 3 Brand en vuur

Op het terrein kunnen op verschillende plekken installaties aanwezig om te bakken of te braden. Ondanks scherpe preventieve controles is het altijd mogelijk dat er in een installatie brand uit breekt. In zo’n geval is er een kans op slachtoffers. Ook kan door ontploffingsgevaar (gasflessen) een grotere groep mensen bedreigd worden.

Brand kan voorkomen in bijvoorbeeld: technische installatie op podia, verkooptenten of wagens bij fakkels met vuur, brand backstage, terrein door middel van vuurtjes uit baldadigheid etc.

Prioriteiten organisatie

Melding komt binnen via mogelijk diverse kanalen bij de organisator. Deze meldt door aan de veiligheidscoördinator en afhankelijk van de eerste inschatting direct door aan de brandweer.

• Eerste prioriteit is de eigen veiligheid van de medewerkers en de veiligheid van het publiek.

• Nadat er gealarmeerd is zullen de eventuele slachtoffers in veiligheid worden gebracht op de daartoe aangewezen plek. Dit kan geschieden door de organisatie, bijvoorbeeld de beveiliging of andere medewerkers, maar naar verwachting helpen ook bezoekers mee.

• Afhankelijk van de risico’s kan er gestart worden met een ontruiming (gedeeltelijke ontruiming of algehele ontruiming).

• Er wordt getracht de brand te bestrijden met eigen middelen. Dit is afhankelijk van de omvang; bij grotere branden neemt de brandweer dit over zodra ze ter plaatse zijn.

• Besloten wordt tot een stop, pauze of juist geen onderbreking.

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten

Indien er wordt besloten dat een stop of ontruiming niet noodzakelijk is maar er wel assistentie nodig is (dan wel medisch of brandweer), is het zaak het incident niet meer aandacht te geven dan noodzakelijk. Hierin kan rekening worden gehouden door het beperkt gebruiken van geluid en licht signalen op de voertuigen en het kiezen van de juiste aanrijdroutes.

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie. Bij een volledige ontruiming is het vanwege de hoeveelheid mensen raadzaam de wegafsluitingen die besproken en bedacht zijn voor het einde van het evenement direct in te laten gaan. Daarvoor kan assistentie worden gevraagd aan de politie.

Scenario 4 Instortingen van tijdelijke locaties of dreiging hiervan

Op het terrein zijn kunnen diverse tijdelijke bouwconstructies aanwezig zijn. Door harde wind of verzakking of anderszins kunnen deze constructies instabiel raken. Dit kan variëren van een kleine verandering van structuur (het doorbuigen van onderdelen) tot bijvoorbeeld instorting of omwaaien van objecten.

Het kan ook zijn dat een bepaalde constructie tekenen laat zien van verzakking, scheuren of breuk waardoor een complete instorting mogelijk is. Hierbij is er sprake van een dreigende instorting.

Voorbeelden zijn: instorten van podia, tenten, steigertorens, omwaaien van afgezeilde hekken etc.

Prioriteiten organisatie

Melding komt waarschijnlijk vanuit het productieteam bij de organisatie. Deze meldt door aan de veiligheidscoördinator en afhankelijk van de eerste inschatting gelijk door aan de politie, die eventuele assistentie van de brandweer kan vragen.

• Eerste prioriteit is de eigen veiligheid. Daarna zullen de slachtoffers en het publiek in veiligheid gebracht worden.

• De betreffende constructie moet ruim worden afgezet en vrij gehouden van publiek.

• Afhankelijk van de risico’s kan worden gestart met een ontruiming (gedeeltelijke ontruiming of algehele ontruiming).

• Besloten wordt tot een stop, pauze of juist geen onderbreking.

Een dreigende instorting of daadwerkelijke instorting is meestal niet meer te voorkomen. Belangrijk is geen personeel bloot te stellen aan gevaar bij eventuele acties.

Het kan gebeuren dat er onderzoek plaats moet vinden door bijvoorbeeld de Arbeidsinspectie of door de politie. De politie bepaalt of er onderzoek moet plaatsvinden. (Dit onderzoek is afhankelijk van zowel de aard van het ongeval als de mogelijke gewonden. Onderzoek en melding hoeft dus niet altijd te gebeuren).

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie.

Scenario 5 Paniek in de menigte, beweging grote groep

Het risico bestaat dat er voor een groep mensen aanleiding is om te bewegen. Paniek kan deze beweging veroorzaken; er kunnen ook andere oorzaken zijn (denk aan een plotselinge zware regenbui).

Grote groepen mensen die zich onder druk bewegen zijn per definitie gevaarlijk. Paniek kan ontstaan door:

• Extreme weersomstandigheden, neerslag, wind en onweer.

• Uitval van nutsvoorzieningen, donkerte en desoriëntatie.

• Plotselinge agressiviteit naar meerdere omstanders met steek of vuurwapen,

• Reactie op geruchten van een bommelding

• Reactie op dreiging van terroristische aanslag

Prioriteiten organisatie

De beweging van een grote groep kan worden waargenomen door de organisatie. Melding aan de organisatie. De organisator beoordeeld in samenspraak met de veiligheidscoördinator of er doormelding plaats moet vinden naar de politie.

• Onderzocht kan worden waardoor de beweging is veroorzaakt (bijvoorbeeld in het geval van plotselinge harde regenbui is dat duidelijk). In het geval van een plotselinge agressie is dat lastiger.

• Beveiliging gaat erop af. Veiligheidscoördinator, organisatie en politie komen direct samen voor overleg.

• Prioriteit heeft het krijgen van informatie en eventueel het verstrekken van informatie aan het publiek, via de presentatoren (indien mogelijk en nodig).

• Wanneer er een ongecontroleerde ontvluchting is gestart zal direct het ontruimingsplan in werking treden.

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie.

Scenario 6 Openbare orde, massale vechtpartijen

Ondanks het maatschappelijke en vredelievende karakter van het evenement kan een vechtpartij onverwacht toch ontstaan. Een vechtpartij kan uitmonden in een massale vechtpartij. Een massale vechtpartij brengt een grote groep mensen in onveiligheid. Het belangrijkste is te proberen geen grote vechtpartij te laten ontstaan door tijdig in te grijpen waar mogelijk.

Er is sprake van een massale vechtpartij wanneer:

• Er meer dan 20 personen zijn betrokken;

• er rivaliserende groepen zijn betrokken;

• kans op uitbreiding en herhaling aanzienlijk is.

Vechtpartijen of andere verstoringen van de openbare orde kunnen een verschillende karakter hebben. Gedacht kan worden aan:

• Rivaliserende jongeren

• Agressiviteit richting podia of programmaonderdelen

• Vechtpartij

• Klimmen in objecten

• Verstoring programma

Prioriteiten organisatie

Een vechtpartij kan worden waargenomen door de teams van de beveiliging, door de organisatie of melding aan de organisatie. De organisator beoordeeld in samenspraak met de veiligheidscoördinator of er doormelding plaats moet vinden naar de politie.

• Prioriteit 1 = eigen veiligheid.

• Prioriteit 2 = veiligheid omstanders, het aanwezige publiek in de nabijheid van de vechtpartij op afstand brengen / in veiligheid brengen.

• Prioriteit 3 = hulpverlenen aan eventuele slachtoffers.

• Prioriteit 4 = het scheiden van de vechtende groepen en het eventueel verrichten van aanhoudingen

Afhankelijk van de risico’s kan worden gestart met een ontruiming (gedeeltelijke ontruiming of algehele ontruiming).

Er kan worden besloten tot een stop, pauze of juist geen onderbreking.

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie.

Scenario 7 Een te grote opkomst

Het evenement kan mogelijk een grote groep mensen aanspreken. Omdat het bijvoorbeeld een gratis evenement is zonder kaartverkoop, is er vooraf geen indicatie te geven van de werkelijk opkomst.

Er kunnen zich twee problemen voordoen in relatie tot de publieksopkomst:

• Een te hoge druk op de toegangspoort, rijvorming en overbelasting van de controle punten (los van de capaciteit van het terrein).

• Teveel bezoekers in totaal.

Gerelateerd aan de problemen is een mogelijke verschuiving van wachtend publiek naar openbare ruimte zoals groenstroken rondom het terrein en in de omliggende wijken. Voorkomen moet worden dat de doorstroming van het verkeer wordt gehinderd.

Ad 1: Een te hoge druk op de toegangspoort

• Bij een te grote druk op de ingangen moet overwogen worden af te gaan remmen.

• Beschikbare media worden nog niet ingezet, omdat de doorverwijzing van korte aard kan zijn. Daarnaast kan de capaciteit van een ingang wellicht worden verhoogd door extra medewerkers bij de toegangen.

• De organisatie van het festival zal in overleg met de beveiliging de volgende stappen ondernemen bij een extreem gelijktijdige opkomst.

Ad 2: Teveel bezoekers die naar het terrein komen of er al zijn.

• Het aantal bezoekers dat het terrein binnen de hekken op mag is voorgeschreven. Het is voor de organisatie van belang zich te houden aan de maximale capaciteit als totaal aantal personen binnen de hekken, inclusief personeel, artiesten e.d..

• De organisatie doet dit door middel van monitoring de bezoekersaantallen te interpreteren. Regelmatig wordt hiervan een tussenstand doorgegeven aan de organisator.

• Gekeken wordt naar de instroom snelheid en de uitstroomsnelheid.

• Indien knelpunten worden gesignaleerd, wordt de veiligheidscoördinator geïnformeerd.

• Vervolgens wordt gekeken naar de omstandigheden (weer, programma, drukte op de aanloop routes) om een prognose op de verdere toeloop te stellen. Afhankelijk van de prognose kan worden gekozen om een afremmend beleid in te zetten.

• Het streven is om een afremmend beleid pas in te zetten als dat nodig is. We starten dan met de communicatie dat het terrein vol is. Mensen worden actief ontmoedigd via alle beschikbare middelen (media, website, tekstkarren, mobile guide) om nog naar het terrein te komen. De zogenaamd “go-away“ benadering.

Voorbeeld tekst: “Het festival is vol en de hekken zijn dicht. Helaas kunnen we geen mensen meer toelaten.”

Voorbeeld tekst media: “Het evenement heeft vanwege grote belangstelling haar hekken moeten sluiten. Het terrein is vol en het is niet veilig om nog meer bezoekers toe te laten.”

Bezoekers zullen op alle mogelijke plekken worden geïnformeerd door bijvoorbeeld verkeersregelaars dat het terrein vol is en dat het principe “1 eruit, 1 erin” wordt gehanteerd of dat zelfs de ingangen afgesloten zijn.

Prioriteiten organisatie bij drukte bij ingang

Melding komt binnen via mogelijk diverse kanalen bij de organisatie. Deze meldt door aan de veiligheidscoördinator. Er kan zowel worden aangegeven dat er een capaciteitsoverschrijding dreigt (dus de totale som van alle in/uit tellers dreigt te hoog te worden). Of er wordt aangegeven dat er opvallend lange rijvorming ontstaat.

• De veiligheidscoördinator komt ter plaatse om zelf de situatie te kunnen inschatten.

• De capaciteit van de controle punten kan worden verhoogd.

• Extra medewerkers bij de toegangen.

• Sneller of selectiever fouilleren, visiteren (met behoud van scherpte waar nodig).

• Er worden maatregelen genomen om de publieksdruk te reguleren: bijvoorbeeld communicatie op de aanlooproutes. Dit kan ondersteund worden door communicatie via medewerkers.

Prioriteiten organisatie bij overbelasting

Regelmatig wordt een tussenstand opgemaakt over het totaal aantal aanwezige personen. Wanneer de prognose richting overbelasting gaat, wordt er door het veiligheidsteam een verdere prognose gemaakt over de toestroom.

Wanneer er een reële verwachting is dat er nog meer bezoekers gaan komen, kan de “go-away” benadering gekozen. Bezoekers worden actief gedemotiveerd om het festival te bezoeken doormiddel van de inzet van medewerkers, tekstkarren en ook media, internet etc.

Bij het aantal van X bezoekers (in overleg te bepalen met de evenementencoördinator van IJsselstein), gaan we aan de ingangen over tot de “een-er-in/een-er-uit benadering”.

Wanneer het evenement geen bezoekers meer toelaat, verzoekt u dit tevens te laten omroepen in het openbaar vervoer.

Wanneer de toestroom in onhoudbare proporties aanhoudt, zal het evenement wellicht voortijdig moeten stoppen, wat een gecontroleerde ontruiming tot gevolg heeft.

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie.

Scenario 8 A Mogelijkheid van slecht weer harde wind
Normale wind tot een windkracht van ongeveer windkracht 6 is niet van grote invloed op het evenement. In de op- en afbouw wordt naar het weer gekeken om te bepalen of veilig gewerkt kan worden. Waar nodig worden het podium of andere constructies aangepast.

Een hogere windkracht dan windkracht 6 zal worden beoordeeld op gevolgen voor publiek, podiumconstructie, overige geplaatste items. Bij windkracht 8 zal het evenement in principe worden afgelast. Bij die windkracht is het niet veilig en niet comfortabel om het publiek op het terrein te houden. De organisator neemt het besluit wat te doen.

Voorzorgsmaatregelen

• De organisatie zal de weersomstandigheden nadrukkelijk monitoren.

• De organisatie zorgt er voor dat tenten berekend zijn op windstoten (in principe tot en met windkracht 8).

Mogelijke actie

• Mogelijk snel vertrek bezoekers door slecht weer.

Tabel windsnelheden

In onderstaande tabel (bron: Wikipedia) benoemen we terminologie en relevante windsnelheden. Indien partijen dan over de wind spreken, kan duidelijk worden welke windsnelheid het betreft.

Scenario 8C Mogelijkheid van slecht weer bliksem
Bliksem is altijd lastig. De organisatie moet de weersomstandigheden uitvoerig volgen en analyseren. Indien ruim van te voren bekend is dat er bliksem komt, kan dit eventueel tot aanpassingen of afgelasting leiden. Indien er sprake is van bliksem(verwachting) op korte termijn zijn er weinig aanpassingen mogelijk.

Voorzorgsmaatregelen

Metalen constructies, het podium en dergelijke hebben een aarding. Dit is een veiligheidsaarding, geen bliksemaarding, maar het kan wel wat helpen.
De organisatie volgt de weersvoorspellingen, buienradar en eventueel raadplegen ze een gespecialiseerde weersdienst (Meteoconsult etc.).

Mogelijke actie

Mogelijk snel vertrek/ontvluchting bezoekers door slecht weer.
Mogelijk snelle ontruiming bij onverwachte bliksem.

Scenario 8 D Mogelijk snel vertrek bezoekers door slecht weer Plotseling opkomend slecht weer (storm, windhoos, zware regenval, bliksem) kan leiden tot stroomuitval, brand, instorting van voorzieningen of het omvallen van masten en palen. De maatregelen zijn er op gericht om paniek te voorkomen, te beperken of zo snel mogelijk te doen ophouden en de panikerende menigte in goede banen te leiden, om het aantal slachtoffers zoveel mogelijk te beperken.

Voorzorgsmaatregelen

• Geïnventariseerd is of er op of rondom het evenemententerrein schuilgelegenheden zijn.

Manier van handelen bij extreme weersomstandigheden

Indien er een melding komt van noodweer zal dit gecommuniceerd worden aan de veiligheidscoördinator. Dit zal intern door de organisatie opgepakt worden en verder gecommuniceerd.

De organisatie zal samen met de veiligheidscoördinator de situatie beoordelen.

Als er besloten word dat het evenementen terrein ontruimd moet worden zal dit uitgevoerd worden door de beveiligingsmedewerkers.

Ook zal er door middel van de geluidsinstallatie gecommuniceerd worden met de bezoekers door middel van de volgende tekst:

“In verband met (SITUATIE)zijn wij genoodzaakt tijdelijk te ontruimen. Wij willen u

verzoeken de aanwijzingen van onze medewerkers direct op te volgen en u rustig naar de uitgang te begeven”.

Als blijkt uit de beoordeling van de organisatie en de veiligheidscoördinator dat de bezoekers onder gebracht moeten worden in een schuilgelegenheid zal dit parkeergarage overtoom worden. De bezoekers worden hier heen begeleid door medewerkers van het evenement en de beveiliging.

Verzoek door de organisatie aan de hulpdiensten
Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de organisatie.

Scenario 8 E Mogelijkheid van extreem warm weer

Erg warm weer is een aandachtspunt. Indien de verwachtingen zo zijn dat erg warm en/of vochtig weer verwacht wordt, stel dan het hitte protocol in.

Voorzorgsmaatregelen

Ervaringen van vele evenementen hebben in dit kader enige waardevolle oplossingen laten zien. Op plekken waar het druk is de bezoekers mogelijkerwijs in verdrukking kunnen komen, krijgen beveiliging en EHBO de beschikking over water en bekertjes of sponsjes, om eventueel uit te delen.

Actie bij extreem warm weer

Bij de EHBO-post is gratis drinkwater, waardoor de kans op uitdroging en oververhitting beperkt wordt. Dit kan geschieden met water uit tanks of met water in Petflesjes.

• De waterpunten zullen worden verdeelt over het evenementen terrein.

• De gratis pet flesjes zullen bij de ingang worden uitgedeeld aan iedere bezoeker.

We attenderen bezoekers bij zeer warm weer erop voldoende water te drinken en eventueel op tijd de schaduw op te zoeken.

Ook zal het advies gegeven worden om zonnebrand mee te nemen om verbranding te voorkomen.

De brandweer kan eventueel gevraagd worden om te komen sproeien

De communicatie zal middels de sociale media kanalen en via de mail gecommuniceerd worden naar de bezoekers.

Scenario 9 Bommelding of terroristische aanslag

Het risico bestaat dat er tijdens het evenement aanleiding is om aan te nemen dat er een bomdreiging is of dreiging van een terroristische aanslag. Aanleiding kan een telefonische bommelding zijn, of bijvoorbeeld een bedreiging via internet.

Een bommelding of dreiging op een terroristische aanslag is op te splitsen in drie onderdelen:

• Melding (organisator of politie)

• Onderzoek (politie)

• Maatregelen n.a.v. onderzoek(organisator en politie)

Prioriteiten organisatie:

Zorg voor meldingsformulier op de logische plekken waar een melding kan plaatsvinden (organisatie, telefoon doorschakeling en/of informatiepunt).

Bommelding gelijk doormelden aan de politie en alleen de veiligheidscoördinator in kennis stellen.

Onderzoek is een taak van het politie of gespecialiseerde eenheden.

Mogelijk in gang zetten van een gecontroleerde ontruiming.

Verzoek door organisatie aan de hulpdiensten:

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie.

Scenario 10 Secundaire calamiteit

Wanneer er een calamiteit plaatsvindt buiten het terrein die wel gevolgen kan hebben voor het evenement noemen we dit een secundaire calamiteit.

Voorbeelden van secundaire calamiteiten zijn:

Brand in omliggende panden, gaslek, demonstratie buiten het terrein met een ander doel, ramp op afstand etc.

Prioriteiten organisatie

Een melding komt waarschijnlijk als eerste binnen via de gemeente of de politie maar mogelijk ook via andere kanalen.

De veiligheidscoördinator treed in contact met de politie om de mogelijke risico’s in te schatten.

Afhankelijk van het karakter van de secundaire calamiteit wordt in eerste instantie een ontruiming voorbereid.

Afhankelijk van de risico’s wordt er gestart met een ontruiming (gedeeltelijke ontruiming of algehele ontruiming).

Besloten wordt voor een stop, pauze of juist geen onderbreking

Verzoek van de organisatie aan de hulpdiensten

Heldere en accurate terugkoppeling over secundaire calamiteiten of aanleiding tot verhogende risico’s voor het evenement.

Indien er wordt besloten om te ontruimen, is dat primair de taak van de veiligheidsorganisatie. Bij een volledige ontruiming is het vanwege de hoeveelheid mensen raadzaam de wegafsluitingen die besproken en bedacht zijn voor de avonduitloop in te laten gaan. Daarvoor kan assistentie worden gevraagd aan de politie.

Opmerking: organisatie/veiligheidsteam kan mogelijk ondersteunen bij de bestrijding van de secundaire calamiteit (beveiligers, verkeersregelaars etc).

Scenario 11 Mogelijkheid van een sterfgeval

Indien sprake is van een sterfgeval in de nabijheid van organisatie of een der artiesten beslist de organisatie wat te doen.

Mogelijke actie

Indien sprake is van een sterfgeval van een nationale bekendheid waarover door het kabinet nationale rouw wordt afgekondigd, zal de organisator overwegen het concert/de concerten eventueel niet door te laten gaan. Het besluit dat wel of niet te doen wordt door de organisator genomen, in overleg met de burgemeester.

Indien sprake is van een ernstig ongeluk of een sterfgeval van een bezoeker tijdens het evenement, gaat het evenement in principe gewoon door. De organisator kan in overleg met burgemeester en hulpdiensten anders besluiten.

Scenario 12 Aantreffen van wapens of verdovende middelen

Indien bij de toegangscontrole het bezit van wapens of verdovende middelen wordt geconstateerd, wordt dit afgenomen en wordt de betreffende bezoeker de toegang geweigerd. Indien sprake is van een verboden wapen of harddrugs wordt overgegaan tot aanhouding van de betreffende persoon door de politie.

Indien op een ander moment een verboden wapen of harddrugs wordt aangetroffen, wordt overgegaan tot aanhouding van de desbetreffende persoon door de politie.

Scenario 13 Uitval stroomvoorziening

Bij de meeste buitenevenementen moeten de organisatoren zelf voor hun energievoorziening zorgen. Meestal worden hiervoor dieselaggregaten gehuurd. Een storing in stroomvoorziening kan de continuïteit van het evenement verstoren. Het uitvallen van de muziek of van de verlichting kan ordeverstoring en/of paniek tot gevolg hebben.

Maatregelen

Deze Acties zullen worden uitgevoerd door X.

Aandachtspunten

• Alle op en om het evenement aanwezige actieve personeelsleden staan middels een telefoon of portofoon in verbinding met de centraal post.

• Alle op en om het evenement aanwezige actieve medewerkers zijn in het bezit van een tekening en kennen de indeling van het terrein.

Algemeen ontruimingsplan

Algemeen

Dit plan dient als leidraad bij het ontruimen van het evenemententerrein of delen daarvan. Het geeft de structuur aan in verantwoordelijkheden en inzet van medewerkers. Dit alles dient ertoe dat het evenemententerrein of delen daarvan op een ordelijke en veilige manier kunnen worden stopgezet. Het ontruimingsscript is te vinden in de bijlage I.

Bij het ontruimen van een evenement gelden algemeen de volgende vuistregels:

• Raak niet in paniek

• Niet gaan rennen

• Heb aandacht voor de zwakkeren (ouderen, mindervaliden en kinderen).

Verdeling verantwoordelijkheden en medewerkers

Als er zich tijdens het evenement situaties voordoen waardoor er niet voldoende veiligheid gegarandeerd kan worden, kan het evenement worden stilgezet. De organisatie kan in overleg met de hulpdiensten vervolgens overgaan tot het ontruimen van het gehele terrein, of onderdelen daarvan.

Algemene procedures bij ontruimingen

Indien door de veiligheidscoördinator in overleg met de hulpdiensten besloten wordt tot ontruiming, dan wordt er de volgende procedure in acht genomen. A. Besluit tot ontruiming en in welke vorm.

• Inlichten eindverantwoordelijken.

• Stop zetten evenement.

• Ontruiming.

Stopzetten evenement

Het plotseling stopzetten van een evenement leidt tot paniek en dat moet worden vermeden.

• De eindverantwoordelijken van de beveiliging lichten de producent van het desbetreffende evenement in en overhandigt het script voor ontruiming;

• Programma van het evenement wordt genuanceerd afgebouwd; Podium en verlichting worden indien mogelijk langzaam opgevoerd; Programmaproducent van het evenement informeert bezoekers met script; Melden besluit en reden ontruiming Geen reden tot paniek! De vluchtwegen noemen en aanwijzen;

• Van medewerkers die niet bij de ontruiming zijn ingezet wordt verwacht dat ze mensen buiten tenten en het terrein opvangen en begeleiden. Denk hierbij aan de volgende zaken:

• Gedraag je als medewerker en veroorzaak geen paniek;

• Probeer mensen op een veilige afstand te houden;

• Aanrijdroutes voor hulpdiensten vrijhouden;

• Stel mensen gerust, voorkom paniek.

Let op bij gebruik van telefoons dat bezoekers niet meeluisteren.

Afronden ontruiming

Zodra de eindverantwoordelijken klaar zijn met hun taken zetten zij zich in om de andere medewerkers te ondersteunen;

• Wanneer medewerkers klaar zijn melden zij zichzelf en hun taak af bij de centraal post;

• De eindverantwoordelijken van het evenemententerrein blijven achter om te controleren op achterblijvers.

• De organisatie draagt zorg voor eventuele psychische hulp voor slachtoffers en getuigen.

Routing hulpdiensten.

Als er hulpdiensten zijn opgeroepen, dan wordt dit meteen doorgegeven aan de beveiliging. Deze zorgt ervoor dat iemand de hulpdiensten opvangt bij de hoofdingang van het evenemententerrein.

Deze beveiliger moet op de hoogte zijn van de plaats van bestemming en de snelste routes. Bij meerdere hulpdiensten blijft deze persoon bij de calamiteiten ingang.

Overige verantwoordelijken zorgen ervoor dat de aanrij route zo snel mogelijk wordt vrijgemaakt. in het kader daarvan wordt ook het publiek in de andere richting gestuurd.

Belangrijk is in elk geval dat bij ontruiming van het evenemententerrein de aanrijdroutes van de hulpdiensten niet dezelfde routes zijn als waarin personen gevraagd wordt te vertrekken.

BIJLAGEN

Bijlage I - Script ontruimingsplan

Het geluid wordt gedempt.

Podium en lichten worden zachtjes afgebouwd.

Eindverantwoordelijken staan gereed en verspreidt in het evenemententerrein. Organisatie informeert bezoekers.

"Mag ik uw aandacht voor het volgende:

De organisatie heeft besloten dat het programma van het evenement (tijdelijk) wordt onderbroken. De reden voor deze beslissing is:

………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

Met het oog op de veiligheid verzoeken wij je vriendelijk om het terrein te verlaten. Onze medewerkers staan klaar om u te begeleiden en op te vangen. Willen de medewerkers hun hand opsteken om aan te geven waar zij zich bevinden?

Ontruimingsmedewerkers steken hun hand op!

Ook buiten het terrein staan medewerkers opgesteld om u te helpen. De medewerkers richten zich extra op mensen die zich minder makkelijk kunnen verplaatsen.

Dit terrein heeft verschillende uitgangen waarvan u gebruik kunt maken. De volgende uitgangen zijn NIET meer te gebruiken;

1. ……………………………..

2. ……………………………..

3. ……………………………..

Houdt zelf toezicht op uw eigendommen.

Mag ik u nu verzoeken NU het evenemententerrein te verlaten.

Bijlage II - Telefoon instructie 112

Bel 112

Vraag om de meldkamer van de Brandweer, ambulance of Politie voor de regio Utrecht

Deel mee:

Wie je bent en dat je van het Podiumfestival IJsselstein bent, en je op het Podium Terrein in IJsselstein bevindt.

Wat er precies aan de hand is en als er gewonden zijn om hoeveel personen dit gaat.

Welke route er gevolgd moet worden en dat er bij de hoofdingang van het evenemententerrein iemand klaar staat, voor begeleiding door het evenemententerrein indien nodig.

Vermeld het telefoonnummer waarop de veiligheidscoördinator bereikbaar is. Verder:

Ambulance hulp heeft altijd voorrang. Mochten dus meerdere diensten noodzakelijk zijn vraag dan altijd eerst om een ambulance.

Blijf aan de lijn tot dat de telefonist(e) u zegt dat de verbinding mag worden verbroken.

Bijlage III - Huisreglement

Bij het betreden van het evenemententerrein verklaart men kennis te hebben genomen van en akkoord te zijn met de voorwaarden en huisregels zoals deze gelden tijdens het evenement.

Een ieder is verplicht aanwijzingen van het personeel op te volgen.

Het is verboden om wapens, op wapen lijkende voorwerpen of voorwerpen die als wapen kunnen worden gebruikt, met zich te voeren. Indien dergelijke voorwerpen worden aangetroffen, wordt de toegang definitief geweigerd. Indien een voorwerp wordt aangetroffen dat voorkomt in de Wet Wapens en Munitie, zal direct melding worden gedaan bij de politie.

Het is verboden om op het evenemententerrein drugs of hallucinerende middelen te gebruiken, aanwezig te hebben, te verhandelen of te bewerken. Bij handelen in strijd met deze bepaling zal de toegang worden geweigerd. Tevens zal er melding worden gedaan bij de politie.

Toegang tot het evenemententerrein wordt geweigerd indien:

Men niet in het bezit is van een geldig toegangsbewijs;

Men zich in kennelijke staat van dronkenschap bevindt;

Men op enigerlei wijze betrokken is of is geweest bij ongeregeldheden, zowel binnen als buiten het evenemententerrein;

Men zich beledigend uitlaat jegens personeel of andere bezoekers.

Zodra een bezoeker zich schuldig maakt aan enige vorm van geweld of bedreiging met geweld, zal aangifte worden gedaan bij de politie en in ieder geval van het terrein worden verwijderd.

Indien een bezoeker zich niet houdt aan de algemene voorwaarden en huisreglement zal hij worden verwijderd.

De organisatie, de eigenaren van de locatie dan wel personen die op deze locatie werkzaam zijn, kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor enig letsel en/of materiële dan wel immateriële schade die bezoekers van de locatie mochten ondervinden.

U kunt om legitimatie worden gevraagd. Het is volgens de wet verplicht een geldig legitimatiebewijs te kunnen tonen.

Bij calamiteiten waarschuwen wij de politie.

Het is niet toegestaan om zelf meegebrachte drank en of etenswaren te nuttigen.