Schrijfwijzer

In het coalitieakkoord stelt de gemeente inwoners, ondernemers en organisaties voorop. De nieuwe schrijfstijl Duidelijke Taal draagt daaraan bij. Deze schrijfstijl sluit aan bij de leesstijl van onze lezers. Dat zijn de inwoners en ondernemers in gemeente IJsselstein.

30% van de mensen vindt het lastig om overheidsteksten te begrijpen. Daarom kiezen we voor taalniveau B1 in onze teksten. Daarmee zijn onze teksten namelijk begrijpelijk voor 80% van de Nederlanders.

Deze schrijfwijzer helpt je op weg

Je leest hierin wat onze schrijfstijl concreet inhoudt. Handige tips voor de juiste woordkeus en zinslengte. En dat hebben we aangevuld met voorbeelden. Veel plezier en succes.

IJsselsteins in het kort

Verplaatsen in de lezer:

  • Niet  Wij sturen u
  • Wel  U krijgt

Positief:

  • Niet  In verband met een personeelsbijeenkomst zijn wij op 1 juni vanaf 15.00 uur gesloten.
  • Wel  Op 1 juni zijn wij tot 15.00 uur geopend omdat er een personeelsbijeenkomst is.
     
  • Niet  De aanvraag voor een dakkapel is afgewezen. Er bestaat de mogelijkheid bezwaar in te dienen.
  • Wel  Wij hebben besloten dat u geen dakkapel mag bouwen. Ik kan mij voorstellen dat dit niet de beslissing is waar u op hoopte. Graag licht ik dit besluit dan ook toe in een gesprek.

Persoonlijk:

  • Niet  De gemeente IJsselstein vraagt inwoners ideeën aan te leveren om hun wijk te verbeteren.
  • Wel  Heeft u een idee om uw wijk te verbeteren? Laat dit ons dan weten via (…).
     
  • Niet  Beste meneer Verkerk,
  • Wel  Beste R. Verkerk,

Levendig en actief (Geen ‘worden’ en ‘zullen’):

  • Niet Aan de begeleiding van stagiairs wordt veel aandacht besteed.
  • Wel De gemeente besteedt veel aandacht aan de begeleiding van stagiairs.
     
  • Niet Wij zullen de werkzaamheden in de eerste week van maart uitvoeren.
  • Wel Wij voeren de werkzaamheden in de eerste week van maart uit.

Geen moeilijke woorden, kort en direct duidelijk (B1-niveau):

  • Niet  Ik verzoek u, gelet op de voorwaarden voor toepassing van genoemde regeling, de aanvraag binnen 2 weken te complementeren op de navolgende aangekruiste punten.
  • Wel  Vult u de aanvraag binnen twee weken aan op de volgende punten

Kernwoorden en kernzinkoppen

  • Eind november plaatsen we de nieuwe container
    Tot de nieuwe container wordt geplaatst kunt u de bovengrondse container blijven gebruiken. OF
     
  • Nieuwe container
    Eind november plaatsen we de nieuwe container. Tot dan kunt u de bovengrondse container blijven gebruiken.

Schrijven in de stijl van IJsselstein

Verplaats je in de lezer

Als je een emotionele beller aan de telefoon hebt, helpt het om deze te laten uitpraten. Daarna begin je je eigen verhaal met het tonen van begrip. Dit kun je ook toepassen in geschreven teksten. Bijvoorbeeld ‘Ik kan mij uw standpunt voorstellen’. Je mag zelf ook begrip vragen van de lezer, bijvoorbeeld als er iets is misgegaan. Als je uitlegt hoe dat is gebeurd, geef je de ontvanger de kans om begrip te tonen. Bijvoorbeeld: Door de vakantieperiode hebben we een kleine achterstand opgelopen. Ga niet van jezelf of de gemeente uit, maar van degene die de tekst leest.

Denk en schrijf persoonlijk, positief en respectvol

Woordkeus en toon bepalen voor een groot deel hoe de boodschap overkomt. Kies daarom zoveel mogelijk een persoonlijke, positieve en respectvolle schrijfstijl. We spreken onze inwoners aan met ‘u’, behalve op social media, waar we je/jij gebruiken. Hierbij mag je ‘ik’ en ‘wij’ afwisselen: gebruik ‘ik’ als je zelf verantwoordelijk bent en ‘wij’ als je de gemeente bedoelt. Bijvoorbeeld: Graag laat ik u weten dat wij hebben besloten u een vergunning te verlenen voor een uitbouw in uw achtertuin.

Schrijf ook positief als je een negatieve boodschap hebt voor de lezer. Je kunt dat doen door bepaalde woorden te vermijden (moeten, dienen en sommeren) en door mee te denken met de ontvanger. Hieronder zie je wat voor verschil dat maakt:

  • Niet Wij sommeren u de openstaande rekening binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief te betalen. Doet u dit niet, dan schakelen wij een incassobureau in.
  • Wel Betaal u de openstaande rekening voor 31 mei. Zo voorkomt u dat wij een incassobureau moeten inschakelen.

Schrijf levendig en actief

Probeer de woorden ‘worden’ en ‘zullen’ niet te gebruiken. Actief schrijven betekent ook dat duidelijk is wie wat doet en dat je concrete informatie geeft.

  • Niet Aan de uitvoering van dit project zijn de nodige kosten verbonden.
  • Wel Dit project kost 30.000 euro.

Schrijf korte en duidelijke (ondubbelzinnige) zinnen

Schrijf bij voorkeur korte en duidelijke zinnen. Hiermee voorkom je ook dat de zin meer dan één boodschap bevat. Een gemiddelde zinslengte van twaalf woorden houdt je brief begrijpelijk.
Vermijd overbodige woorden in je tekst. De woorden ‘zullen’, ‘om’, ‘echter’ en ‘er’ zijn meestal niet nodig. Door deze te vermijden worden je zinnen vaak al wat korter.

Let op taalgebruik, gebruik geen vaktaal en vermijd afkortingen

Vaktermen, woorden die jij en je collega’s dagelijks gebruiken, kunnen voor buitenstaanders onbegrijpelijk zijn. Houd daar rekening mee. Als je vaktermen niet kunt vermijden, omdat er geen alternatief voor bestaat, leg dan uit wat het betekent. Afkortingen schrijven we zo veel mogelijk voluit. Gebruik je het woord vaker in een tekst? Dan kun je het de eerste keer voluit schrijven gevolgd door de afkorting tussen haakjes. De volgende keren gebruik je de afkorting.

Handige tips

Bij het schrijven van je tekst is het handig om met de volgende punten rekening te houden:

  • Ga het liefst eerst in gesprek met je communicatieadviseur. Die denkt met je mee over je boodschap en hoe je deze het beste overbrengt.
  • Vraag jezelf van tevoren af wat je wilt bereiken met jouw boodschap. Gaat het om informeren (kennis delen) of wil je houding of gedrag van de lezer beïnvloeden?
  • Vraag je vervolgens af wat je boodschap is. Wat wil je overbrengen?
  • Bedenk wie belang heeft bij de boodschap. Zijn er meer doelgroepen? Bepaal dan per doelgroep wat je wilt bereiken en hoe je met hen communiceert.
  • Wanneer communiceer je wat? Spelen er op dat moment ook nog andere dingen waar je rekening mee moet houden?
  • Schrijf in de piramidevorm, check of de belangrijkste informatie aan het begin van de tekst staat. Doe dit ook voor de alinea’s en zinnen.
  • Check of je alle formele en moeilijke (jargon)woorden hebt vervangen door begrijpelijke taal.
  • Check of de tekst bondiger kan: zijn er zinnen of alinea’s met overbodige informatie?
  • Laat je tekst door een collega lezen om spelfouten eruit te filteren en om te bepalen of de tekst begrepen wordt zoals jij wilt.
  • Houd in je planning rekening met deadlines en aanlevertermijnen.
  • Zijn er interne doelgroepen? Communiceer dan altijd eerst intern zodat zij op de hoogte zijn voordat je de boodschap extern verspreidt.